Chaos im Office kann schnell für Frustration sorgen: Wer oft mit der Suche nach bestimmten Unterlagen, Dateien oder Nachrichten beschäftigt ist, scheint vielleicht ein wenig den Überblick verloren zu haben und sollte über ein System nachdenken. Denn ganz gleich, ob digital oder analog – Ordnung am Arbeitsplatz schafft Ordnung, schont die Nerven und sorgt für effizientes Arbeiten. Ordnung auf dem Schreibtisch wirkt sich auf die Produktivität aus. Nicht jeder mag es komplett clean, aber ein gewisses Maß an Ordnung sollte eingehalten werden. Wie Sie Ihren Schreibtisch wieder in Ordnung bringen und dieser zukünftig auch geordnet bleibt, erfahren Sie hier.

Zusätzlich erreichen über den Tag oft unübersichtlich viele Mails das eigene Postfach. Wer hier den Überblick zwischen wichtigen Kundenmails, Tool-Aktualisierungen und Newslettern verliert, hat ein Problem. Mit einem einfachen System bringen wir Ihnen bei, wieder Ordnung in Ihr Mail-Chaos zu bringen und alle Nachrichten systematisch abzuarbeiten.

Tipps für mehr Ordnung im Büro

1. Regelmäßiges Aufräumen erleichtert den Arbeitsalltag
   Um größeres Chaos am Arbeitsplatz zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Schreibtisch am Ende eines jeden Arbeitstages aufzuräumen. So vermeiden Sie Berge an alten Gläsern und Kaffeetassen sowie Stapeln von Unterlagen, die noch abgelegt werden müssen und eventuell den Teller mit den restlichen Kuchenkrümeln vom Geburtstagskuchen der Kollegin.
   So können Sie am nächsten Morgen voller Elan starten, ohne erstmal das Chaos des Vortages beseitigen zu müssen. Zusätzlich sollten Sie sich einmal die Woche – optimalerweise freitags – vornehmen, den Schreibtisch abzustauben und ihn einmal feucht abzuwischen.
2. Minimalismus is key
   Damit größeres Chaos gar nicht erst entsteht, kann es helfen sich auf das wesentliche zu konzentrieren und den Schreibtisch so minimalistisch wie möglich zu halten. Eine kleine Grundausstattung bestehend aus Kugelschreibern, Textmarkern, Schere und Tacker sind definitiv nicht verkehrt, aber halten Sie es mit den Mengen am wirklich benötigten. Zudem sollte jedes Stück einen festen Platz haben.
   Ablagefächer sind ebenfalls ein praktisches Ordnungstool, bringen jedoch die Gefahr mit, dass dort – ganz nach dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“ – am Ende auch nicht benötigtes landet und noch größeres Chaos entsteht. Wichtige Unterlagen sollten lieber in Ordnern und Heftern abgelegt, ordentlich beschriftet und in einem Rollcontainer verstaut werden. So hält sich der Papierstapel auf dem Schreibtisch so klein wie möglich. Zusätzlich sollte stets überlegt werden, welche Unterlagen überhaupt ausgedruckt werden müssen. In unserem Zeitalter können viele Unterlagen problemlos digital abgelegt werden und müssen nicht noch zusätzlich auf Papier gedruckt werden.
   
   
3. Richtig mit Notizen umgehen für mehr Ordnung am Arbeitsplatz
   Post-It Zettel mögen zwar ganz praktisch sein und auch sehr schön aussehen, können jedoch – ab einer gewissen Menge – ebenfalls zum Chaos beitragen. Neben praktischen digitalen Tools können auch Notizbücher für Ordnung am Arbeitsplatz und im Kopf sorgen. Sogenannte „Bullet Journal To-Do-Listen“ erfreuen sich aktuell großer Beliebtheit. Diese können wahlweise wochen- oder tageweise angelegt und priorisiert werden.

Ordnung im E-Mail-Postfach für mehr Effizienz bei der Arbeit

First things first: Die Grundreinigung

Für eine geordnete Struktur in Ihrem E-Mail-Postfach sollten Sie, sofern dies noch nicht geschehen ist, mit einer Grundreinigung beginnen. Löschen Sie veraltete Nachrichten, die Sie ganz sicher nie mehr benötigen werden. Dazu können Sie die Mails entweder nach Datum sortieren und alle Mails, ab einem gewissen Datum markieren und entfernen. Oder Sie sortieren sie nach Absender und können dadurch unwichtiges herausfiltern und löschen. Eine weitere Strategie erklären wir im Anschluss.

Sollten Mails auftauchen, bei denen Sie unsicher sind, ob diese nicht doch noch relevant sein könnten, können Sie diese ganz einfach nach Jahr in einem Ordner zusammenfassen und archivieren. Damit sind sie nicht mehr in Ihrem Blickfeld, können jedoch trotzdem sehr einfach wiedergefunden werden.

Kategorisierungen vornehmen

Eine Strategie für die optimale Ordnung im Mailfach, die sich bewährt hat, ist die Zuordnung der Mails nach einzelnen Themen. Arbeiten Sie beispielsweise im Consulting und haben Kontakt zu mehreren Kunden, können Sie für jeden Kunden einen eigenen Ordner erstellen. Bei umfangreicheren Projekten lohnt sich dann noch eine Untergruppierung.

Natürlich lassen sich Mails auch thematisch (z. B. „intern“, „extern“, „Kolleg:in XY“) ablegen.

Doch wie können Sie nun unterscheiden, welche Mails noch zu bearbeiten sind und welche nur als Erinnerungsstütze oder „Beweismittel“ dienen?

Mails, die noch zu bearbeiten sind, bleiben im Posteingang

Sortieren Sie Nachrichten, auf die Sie noch antworten müssen, auf keinen Fall direkt in die entsprechenden Kundenordner. Sie würden andernfalls schnell den Überblick verlieren und jeden Tag alle Unterordner nach Mails durchforsten, die noch bearbeitet werden sollen. Daher bleiben alle E-Mails, die noch einer Bearbeitung bedürfen, unsortiert im Posteingang liegen.
Keine Sorge: Das klingt chaotischer als es ist. Denn auf diese Weise haben Sie nicht nur einen Überblick über die Menge der Nachrichten, auf die Sie reagieren müssen, sondern quasi auch eine „Postfachinterne To-Do-Liste“.

Sobald Sie dann eine Mail bearbeitet haben, können Sie diese in dem entsprechenden Ordner ablegen und bei Bedarf später darauf zurückgreifen.

Ordnung und Struktur sorgen für effizienteres Arbeiten

Sobald der erste Schritt in Richtung Ordnung getan und eine gewisse Grundordnung geschaffen ist, werden Sie schnell erste Erfolge bemerken. Einzelne To-Do’s gehen Ihnen leichter von der Hand. Aufgaben lassen sich leichter beginnen und abschließen und sollte es zu spontanen Rückfragen kommen, können Sie unkompliziert auf die nötigen Informationen zurückgreifen – denn schließlich wissen Sie nun auch, wo Sie diese finden können.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich Zeit, um eine Grundordnung herzustellen und prüfen Sie immer wieder, wie effizient Sie damit arbeiten können. Denn jede Strategie zur Ordnung am Arbeitsplatz ist nur dann für Sie die Richtige, wenn sie Ihnen auch einen echten Mehrwert bietet.