Kann Multitasking wirklich Zeit sparen?

Das Multitasking hat in unserer heutigen Gesellschaft einen hohen Stellenwert und wird oft als effizient und produktiv angesehen. Viele glauben, dass sie dadurch mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen können. Und wer kennt es nicht: Neben dem wöchentlichen Teammeeting werden parallel die wichtigsten Mails abgearbeitet oder die Agenda für den kommenden Tag geplant. Und auch für den Arbeitsgeber scheints du dann besonders wertvoll zu sein, wenn du eine Vielzahl an Aufgaben in kürzester Zeit erledigen kannst. Effizienz ist hier das Stichwort. Aber gehen Effizienz und gleichzeitiges erledigen von mehreren Aufgaben tatsächlich Hand in Hand?

Wann funktioniert Gleichzeitigkeit? 

Viele Task auf einmal zu erledigen ist meist vor allem eins: überfordernd. Doch warum hält sich der Mythos des produktiven Multitaskings weiterhin hartnäckig?  

Zum einem ist das Bild der hart arbeitenden, Multitasking-fähigen (meist weiblichen) Person, vor allem durch ein erfolgreiches Storytelling in Film und Media geprägt. Und wird durch die Reproduktion weiterhin aufrechterhalten.  

Zum anderen gibt es auch Taks, die sich durchaus parallel zueinander erledigen lassen. Gerade für kleine und leichte Aufgaben lässt sich gleichzeitiges Erledigen von Aufgaben in einem gewissen Rahmen trainieren. Vor allem Routineaufgaben fallen unter diesen Bereich. Autofahren und gleichzeitig über Lautsprecher telefonieren, beispielsweise, gehört schon lange zum Repertoire vieler Autofahrer. Viele Büromitarbeitende hören neben bestimmten Tasks Musik oder lassen einen Podcast laufen. Über die Vor- und Nachteile, die das mit sich bringt, haben wir bereits in einem zurückliegenden Beitrag geschrieben. 

Manchmal wechseln wir auch unbewusst zwischen Aufgaben hin und her. Das passiert vor allem dann, wenn neue Reize auf uns einwirken, die zu einer Veränderung der aktuellen Zielsetzung oder Prioritätenverschiebung führen. 

Wann funktioniert Gleichzeitigkeit nicht? Die Hürden von Multitasking  

Multitasking kann dir Steine in den Weg legen. Schuld daran, ist unter anderem die Zeit, die das Gehirn braucht, um zwischen den Aufgaben zu wechseln. Je häufiger diese Wechsel innerhalb von kürzerer Zeit erfolgen, desto höher ist die kognitive Belastung für das Gehirn. 

Dass Aufgaben tatsächlich parallel zueinander erledigt werden, ist demnach nichts anderes als eine Illusion. Gut vorstellbar wird das, wenn man die Arbeitsweise eines Computers näher betrachtet. Auch wenn es hier oft so erscheint, als würde ein Computer alles gleichzeitig machen (Mails empfangen, Dateien öffnen und speichern, Verbindungen aufrechterhalten), tatsächlich passieren all diese Sachen nur sehr schnell hintereinander. Und überlädts du deinen Computer mit zu vielen Anfragen (aka Reizen) gleichzeitig, passiert das unvermeidliche: er hängt sich auf. 

Und genau dasselbe kann dir auch passieren, wenn du versuchts zu viel gleichzeitig zu erledigen. Das menschliche „Aufhängen“ äußert sich dabei in unterschiedlichen Symptomen:  

• Deine Aufnahmefähigkeit wird beeinträchtigt 
  Unser Gehirn ist darauf ausgelegt Reize zu filtern und auf ein Minimum zu beschränken, damit einer Überflutung von Informationen verhindert wird. Begeben wir uns aber mutwillig in Situationen, in denen eine erhöhte Zahl an Reizen verarbeitet werden müssen, wird infolgedessen die Aufnahmefähigkeit reduziert. Schlussendlich leidet im schlimmsten Fall also die Qualität des Endproduktes unter Multitasking. 
• Du bist gestresster
  Hast du eine Aufgabe erledigt, fühlt sich das nicht wie ein Erfolg an, da noch so viel weiteres (parallel) ansteht 

Multitasking ist also nicht der optimale Weg, um mit den Anforderungen des modernen Arbeitslebens umzugehen.  

Produktivität abseits von Multitasking 

Zurecht stellt sich jetzt aber die Frage: wie gelingt ein produktives und effizientes Arbeiten? Wie behalte ich den Überblick über die vielen Tasks, die ich für den Tag auf der To-Do-Liste stehen habe? 

Die erste Hilfestellung haben wir indirekt schon angesprochen: Schreibe eine To-Do-Liste! Dadurch bekommst du einen Überblick, über alle Aufgaben, die anstehen. Im nächsten Schritt kannst du dann Prioritäten setzen. Dazu gibt es unterschiedliche Methodiken. Zum Beispiel kannst du die To-Dos in unterschiedliche Kategorien einsortieren: Wichtigste Aufgabe, die an diesem Tag auf jeden Fall erledigt sein soll, 3 wichtige Aufgaben, die ebenfalls abgeschlossen werden sollten und 5 Aufgeben, die weniger dringend sind und die du angehen kannst, falls du am Ende des Tages noch Zeit hast. 

Es kann außerdem auch helfen, Aufgaben zu delegieren. Wenn du die Möglichkeit hast, Dinge an Kolleg:innen abzugeben, zögere nicht, dich in deinen To-Dos zu enlasten! 

Was wir als Fazit festhalten können: 

Multitasking ist keine effektive Methode, um produktiver zu arbeiten. Stattdessen sollten wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren und diese konsequent erledigen.