Was man ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt oder alte Kollegen aus der Elternzeit zurück in ihr Team gehen oder innerhalb des Unternehmens ein Wechsel stattfindet ist es wichtig den neuen Mitarbeitern einen optimalen Start in den Job zu bieten Punkt denn nur wer beim Onboarding perfekt auf den neuen Job vorbereitet wird kann auch schnell und effizient starten und wird motivierter. Wir haben für Sie die größten Herausforderungen beim Onboarding zusammengetragen und stellen das Dreiphasenmodell inklusive einer Onboarding Checkliste zum Download vor.

Der erste Arbeitstag – so wichtig ist er für neue Mitarbeiter

Wir alle hatten ihn bereits: unseren ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen. Viele von uns haben auch schon mehrmals das Team oder das ganze Unternehmen gewechselt und wissen, wie wichtig es ist strukturiert und unter idealen Voraussetzungen mit dem neuen Job beginnen zu können. Generell ist die Situation für einen neuen Mitarbeiter mit Stress verbunden. Möglicherweise kennt er seine Kollegen noch nicht, startet direkt aus dem Studium ohne Berufserfahrung mit dem Job oder muss sich nach der Elternzeit erst wieder einarbeiten. Doch es gibt viele Möglichkeiten für Arbeitgeber und Kollegen, es den neuen Teammitglied und auch dem bestehenden Team so einfach wie möglich zu machen. Ein Teil dieses Prozesses ist das sogenannte 3-Phasen-Modell, dessen Umsetzung bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt und beim Onboarding eine wichtige Rolle spielt. Doch zuerst sehen wir uns einmal die größten Herausforderungen und Fehler an, die ein Unternehmen beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters machen kann:

Die größten Herausforderungen an den ersten Arbeitstagen mit dem neuen Teammitglied

1. Es wurde vor dem ersten Tag nicht festgelegt, wer den Mitarbeiter begrüßt und in das neue Arbeitsumfeld integriert.
   Möglicherweise hat sogar seit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages kein Gespräch mehr stattgefunden und nun steht der neue Mitarbeiter vor der Tür.
   
   
2. Die Soft- und Hardware ist nicht oder nur teilweise vorbereitet
   Neue Mitarbeiterbenötigen natürlich auch die entsprechende Software und Hardware und zeitnah mit ihrer Arbeit beginnen zu können Punkt Dazu gehören auch Passwörter und Zugänge zu relevanten Programmen und Servern. Stellen sie also sicher, dass hier bereits im Vorfeld alles am neuen Arbeitsplatz vorhanden und funktionsfähig ist das zeugt am ersten Arbeitstag an nicht nur für weniger Stress, sondern hinterlässt bei Mitarbeiter auch einen besseren Eindruck.
   
   
3. Die neuen KollegInnen und Teammitglieder wissen über den neuen Kollegen nicht Bescheid und haben auch keine Zeit sich mit ihm oder ihr auseinanderzusetzen.
   Dies passiert meist in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, bei denen die interne Kommunikation nicht optimal funktioniert. Wenn dann plötzlich ein neuer Mitarbeiter im Raum steht und niemand davon wusste, kann man davon ausgehen, dass sich die Kollegen auch nicht viel Zeit nehmen können, um das neue Teammitglied zu begrüßen oder ihm/ihr den Start in den ersten Tag zu erleichtern.
   
   
4. Neue Mitarbeiter werden direkt mit zu vielen Informationen und Aufgaben überfordert
   Auch das ist nicht unwahrscheinlich, denn wer es als Arbeitgeber besonders gut meint und die ersten Arbeitstage des Mitarbeiters vollkommen durchplant sorgt im Zweifelsfall eher für eine Überforderung. Insbesondere bei Unternehmen in denen lange auf die neue Stellenbesetzung gewartet wurde kommt es nicht selten vor, dass Aufgaben für den neuen Mitarbeiter liegen gelassen wurden. Häufig sind das aber Tasks, die mit dem Eintrittsdatum sehr schnell abgearbeitet werden müssen, was zum einen keinen guten Eindruck hinterlässt und zum anderen für Überforderung sorgen kann.

Souverän neue Mitarbeiter einarbeiten und integrieren mit dem 3-Phasen Onboarding Modell

Phase 1 von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag:
Das Preboarding

Wie bereits erwähnt beginnt das Onboarding schon weit vor dem ersten Arbeitstag mit dem sogenannten Preboarding. Hier sollten die neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag alle wesentlichen Informationen zu ihrem neuen Job und Arbeitgeber erhalten. Dazu gehören Infos zu Ansprechpartnern für den ersten Arbeitstag und darüber hinaus. Ebenso Teil des Preboardings ist eine Einführung in das Unternehmensleitbild, ein Rundgang durch das Firmengebäude, gegebenenfalls schon eine kurze Vorstellungsrunde mit den neuen Kollegen und ein Überblick zum Ablauf des 1. Arbeitstages etc.

Dieses Vorgehen schafft beim neuen Mitarbeiter Sicherheit, bindet ihn direkt an das Unternehmen und zeig ehrliches Interesse. Zudem erleichtern sich Arbeitgeber auf diese Weise ebenfalls den Ablauf des Onboardings und der Einarbeitung.

Natürlich gehört zu der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes für den neuen Mitarbeiter. Dazu muss im Vorfeld festgelegt werden, welche Hard- und Software der Mitarbeiter benötigt und ein Mailpostfach sowie ein funktionierendes Telefon sollten eingerichtet und getestet werden. Auch Passwörter sind hier ein relevantes Thema, das Arbeitgeber mit dem zuständigen Systemadministrator rechtzeitig klären sollte.

Phase 2 vom ersten Arbeitstag über die kommenden Tage und Wochen:
Orientierung und Kick-off

Am ersten Arbeitstag sollte nach dem professionellen Preboarding reibungslos funktionieren. Nun beginnt die zweite Phase des Modells: Die Orientierungs- und Kick-Off Phase. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter und seine Kollegen rechtzeitig, falls sich am vereinbarten Prozess etwas geändert hat. Nun zählt der erste bzw. zweite Eindruck. Überlegen Sie sich selbst, was Sie sich für Ihren ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen oder Team, bzw. nach einer längeren Pause – etwa nach der Elternzeit – wünschen würden.

Allem voran steht die soziale Komponente. Eine freundliche Begrüßung, eine kleine Aufmerksamkeit bzw. ein Willkommenspaket auf dem Schreibtisch (zum Beispiel ein Blumenstrauß, Schokolade oder Merchandising des Unternehmens) zeigen dem neuen Mitarbeiter, dass er willkommen ist. Grundsätzlich sollte der neue Arbeitsbereich aufgeräumt und mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausgestattet sein. Besonders hervorzuheben ist der Vorteil eines unternehmensinternen „Paten“, der sich in den ersten Arbeitstagen oder -wochen um das neue Teammitglied kümmert und dafür sorgt, dass es sich nicht alleingelassen fühlt. In kleinen Unternehmen kann auch ein gemeinsames Mittagessen organisiert werden.

Die Einweisung in die neuen Aufgaben und die ersten Briefings können zwar bereits am ersten Arbeitstag stattfinden, beachten Sie aber bitte, dass der neue Kollege nicht zu viel Input erhalten sollte, um ihn nicht zu überfordern. Mit frischer Energie ist ein Einstieg in die ersten Aufgaben am zweiten Arbeitstag empfehlenswerter als direkt am Tag 1.

Wie Sie sehen ist diese Phase nicht mit dem ersten Arbeitstag beendet, sondern zieht sich über einen individuellen Zeitraum. Dieser leitet sich unter anderem davon ab, ob die Person ein Berufseinsteiger, Profi oder Wiedereinsteiger ist. Je nachdem können Sie an das individuelle Ende der Kick-off Phase bereits ein erstes Feedbackgespräch setzen.

Phase 3 vom Kick-off bis zum Ende der Probezeit:
Onboarding

Das Onboarding ist im Gegensatz zum Kick-Off ein laufender Prozess, der mehrere Monate (in der Regel bis zum Ende der Probezeit) beansprucht. Hier gilt es, für eine umfassende Einarbeitung zu sorgen, den Mitarbeiter im Unternehmen zu integrieren und sein Aufgabengebiet zu festigen. Teil davon sind regelmäßige Gespräche mit den Vorgesetzten und dem Team. Das Ende des Onboardings setzt das finale Übernahmegespräch zum Abschluss der vereinbarten Probezeit. Beachten Sie als Arbeitgeber hier, dass nicht nur Sie den Mitarbeiter in dieser Zeit bewerten, sondern die neue Person auch Sie als Arbeitgeber, das Team, das Unternehmen sowie die Aufgaben und Kunden genau unter die Lupe nehmen wird.

Im Idealfall ist nun das Onboarding abgeschlossen und beide Parteien einigen sich auf eine weitere Zusammenarbeit.

Sie möchten ab sofort auch mit einer Onboarding Strategie für neue Mitarbeiter starten?

Dann laden Sie hier die umfangreiche Checkliste für den 3-phasigen Onboarding Prozess herunter: